Perpustakaan Terpadu Jembatan Layanan Prima bagi Pemustaka

Petinggi di Universitas Atma Jaya Yogyakarta sudah merasakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi yang lengkap belum terpenuhi. Layanan perpustakaan yang tersebar di setiap kampus terasa tidak lengkap, walaupun tingkat akuisisi tinggi tetapi tidak sepadan dengan luasan ruangan yang tidak memadai. Kurangnya luas ruangan masih ditambah dengan posisi perpustakaan yang berada di basement dan tidak mudah dijangkau kecuali yang sudah terbiasa datang.

Lebih dari 8 tahun setelah peletakan batu pertama akhirnya perpustakaan terpadu itu terwujud berkat usaha yang keras dari Rektor beserta jajaran manajamen di Universitas Atma Jaya Yogyakarta.

Perpustakaan UAJY sebelumnya.

Perpustakaan UAJY merupakan perpustakaan yang terpusat dalam pengelolaannya dan koleksinya ditempatkan pada tempat-tempat layanan sesuai fakultas yang ada dalam kampus. Saat ini terbagi dalam 4 layanan dan beroperasi di 3 kampus. Perpustakaan menempati ruangan-ruangan yang tidak sepenuhnya didisain untuk perpustakaan, sehingga di 2 kampus terletak di lantai basement dan 1 kampus terletak di lantai 2, Sedangkan untuk pascasarjana ruangannya berbagi dengan Tata Usaha Pascasarjana.

Jajaran manajemen perpustakaan merasakan bahwa pelayanan yang terpencar menyebabkan beberapa permasalahan layanan dan pengembangan.

1. Lokasi buku sesuai pembelian fakultas membuat pengguna harus berpindah antar tempat layanan

2. Fasilitas yang disediakan harus ada di setiap tempat layanan sehingga memerlukan “cost” yang tinggi

3. Sebutan ruangan referensi menjadi tidak tepat, karena semua koleksi yang tidak disirkulasikan karena ruangan yang tidak memadai

4. Dibutuhkan Jumlah pustakawan yang lebih banyak

Menggagas Perpustakaan terpadu.

Sebelum perpustakaan terpadu secara fisik dibangun, tim IT perpustakaan bekerjasama dengan TIM Pusat Universitas merencanakan pembangunan layanan terpadu secara virtual yang menghubungkan keempat tempat layanan. Kampus II dan kampus III karena jarak yang relatif dekat menggunakan Fiber optik, sedangkan hubungan dengan kampus I menggunakan “radio wave”. Berkemampuan 2 mega. Fasilitas yang diberikan oleh universitas ini “ditangkap” oleh perpustakaan sebagai sinyal agar perpustakaan dapat lebih mengembangkan layanannya. Dari fasilitas ini perpustakaan dapat mengembangkan :

1. Layanan sirkulasi terautomasi di 4 titik layanan yang ter”update”, sehingga pengguna dapat meminjam koleksi di semua tempat layanan sesuai dengan ketentuan jumlah peminjaman

2. Layanan katalog online baik intranet maupun internet baik untuk sivitas akademika maupun masyarakat (akhir tahun 2008 perpustakaan UAJY termasuk 1 dari 5 perguruan tinggi yang tergabung dalam Jogja Library for all untuk katalog online dan silang layan).

3. Pemasangan Jurnal online yang dilanggan melalui fasilitas intranet, sehingga layanan jurnal yang semula hanya dapat diakses di perpustakaan, kini dapat dinikmati oleh semua civitas.

4. Perpustakaan mengembangkan literatur kelabu secara online.

5. Komunikasi antar titik layanan dapat juga menggunakan fasilitas server bersama atau komunikasi melalui instant messenger.

Wow, Perpustakaan terpadu secara fisik akhirnya terwujud.

Fasilitas-fasilitas yang ada telah membuat perpustakaan berkembang dan menjadi percaya diri dalam pengelolaannya dan jauh berbeda ketika layanan dilakukan secara manual. Manajemen perpustakaan dan universitas kemudian menyempurnakannya dengan pembangunan fisik Perpustakaan terpadu (akan di berkati tanggal 9 -10-2009,  hari jumat besok). Pertanyaannya adakah layanan yang lebih atau berbeda dari titik layanan perpustakaan sebelumnya?

Konsep Pengembangan layanan pada perpustakaan terpadu.

Perpustakaan sangat diuntungkan dengan kerjasama yang dilakukan dengan tim pengembang perpustakaan, karena ruangan-ruangan yang seharusnya ada di perpustakaan, dipikirkan didisain dan diadakan sesuai kaidah arsitektur. Hasilnya , perpustakaan mendapatkan 4 lantai yang mencakup ruangan-ruangan yang memfasilitasi kebutuhan pengguna mulai dari ruang baca, ruang seminar, ruang diskusi, fasilitas referensi yang lengkap selain ruang standar perpustakaan lain. Layanan baru yang sangat dibutuhkan pengguna adalah Desk Information System. Layanan ini akan menjembatani pengguna sebelum masuk ke perpustakaan dengan layanan yang direncanakan dapat lengkap membantu pertanyaan pengunjung. Selain itu OPAC dan fasilitas browsing jurnal tersebar di titik titik layanan yang direncanakan dapat dengan mudah dijangkau pengguna.

Semuanya terlibat dan dilibatkan

Pembangunan perpustakaan terpadu ini secara fisik dibangun dan dikembangkan hampir oleh semua sivitas akademika, bahkan mahasiswa komunikasi (matakuliah PR) membantu mempromosikan perpustakaan kepada segenap mahasiswa paling tidak di FISIP. Mereka menggunakan berbagai cara untuk memberitahu bahwa perpustakaan akan berubah. Contoh yang dilakukan adalah memberi motivasi pemustaka yang ditulis dan disebarkan kepada pengguna dalam selipan buku, bollpoint dan pin. Bahkan di depan bangunan yang akan dibangun ditulisi poster : Disini akan dibangun Gedung perpustakaan terpadu, inspirasi masa mendatang. Kesan yang ada sekarang adalah bahwa perpustakaan menjadi milik civitas yang penuh dengan kegairahan dikembangkan bersama.


Implementasi

Semua layanan terpadu yang sebelumnya dipersiapkan sekarang dapat diwujudkan. Selain layanan online juga layanan terpadu secara fisik ( titik layanan Perpustakaan kampus I masih dipertahankan karena letak yang jauh, dan menunggu fakultas pindah di area akademik Babarsari). Pengguna tersentral di Perpustakaan terpadu dan layananan disiapkan bagi kenyamanan pengguna. Seluruh sentral informasi yang sebelumnya tidak dapat dilayankan, segera dapat terwujud.


Disisi lain pustakawan yang tersebar di berbagi layanan justru tertantang untuk menjalankan profesinya semaksimal mungkin, dan semoga ini akan terus dihidupi dengan semangat yang baru. Kerja keras yang selama ini dilakukan berbuah manis dan berkeyakinan untuk dapat digunakan semaksimal mungkin sebagai sumber sumber informasi bagi kalangan terdidik di lingkungan sivitas akademika.


Meskipun bukan sesuatu yang baru, tetapi bagi kami memberi harapan baru bahwa perpustakaan dibangun berdasarkan kehendak bersama dan selalu dihidupi oleh pilar-pilar dalam sivitas akademika.

Motto kami : Perpustakaan terpadu jembatan layanan prima bagi pemustaka semoga menjadi bekal bahwa perpustakaan adalah jantungnya perguruan tinggi, detaknya akan memberikan informasi yang berguna untuk menghidupi Tri Dharma Perguruan tinggi.